Ochrana osobních údajů

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ V E-SHOPU NEDFORM
Účinné od 6. října 2026

1. KDO ZPRACOVÁVÁ VAŠE ÚDAJE

Správcem osobních údajů je NEDFORM s.r.o., IČO 25383973, se sídlem Hranická 20/20, 757 01 Valašské Meziříčí, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 17069.

V otázkách zpracování údajů a pro uplatnění svých práv nás můžete kontaktovat na eshop@nedform.cz, telefonicky na +420 602 156 791 nebo písemně na adrese sídla.

Tyto informace se týkají zákazníků, návštěvníků e-shopu, uživatelů zákaznických účtů a osob, které nás kontaktují v souvislosti s nabídkou e-shopu. Údaje zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání jsou předmětem samostatného informování.

2. JAKÉ ÚDAJE POUŽÍVÁME A ODKUD JE ZÍSKÁVÁME

Podle toho, jak e-shop používáte, zpracováváme zejména:
- jméno a příjmení, případně název firmy, IČO a DIČ;
- fakturační a doručovací adresu, e-mail a telefon;
- údaje o objednávce, zboží, ceně, zvoleném způsobu dopravy a platby a stavu vyřízení;
- informace o platbě a případný bankovní účet poskytnutý pro vrácení peněz;
- údaje potřebné pro registraci, správu a zabezpečení zákaznického účtu;
- obsah nedokončeného košíku přihlášeného registrovaného zákazníka a údaje o jeho průchodu objednávkovým procesem;
- počet nákupů a stornovaných objednávek a z nich odvozené interní označení zákazníka;
- obsah dotazů, související komunikace, reklamací a oznámení o odstoupení;
- technické údaje nezbytné pro provoz a bezpečnost webu, například IP adresu a provozní záznamy.

Údaje získáváme především od Vás při objednávce, registraci nebo komunikaci. Údaje o průběhu platby a doručení můžeme získat také od poskytovatele příslušné služby. Pokud objednávající uvede jinou kontaktní osobu nebo příjemce zásilky, získáváme potřebné údaje od objednávajícího a používáme je pouze pro související vyřízení.

Prosíme, neposílejte nám údaje, které k vyřízení Vaší věci nepotřebujeme, zejména citlivé osobní údaje.

3. PROČ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

Objednávky a jednání před nákupem: údaje potřebujeme k přijetí objednávky, uzavření a splnění smlouvy, dodání zboží a související komunikaci. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Pokud jednáte jako zástupce firemního zákazníka a nejste osobně smluvní stranou, kontaktní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; tím je zajištění obchodní komunikace a plnění smlouvy s Vaší organizací.

Zákaznický účet: údaje používáme pro vytvoření a vedení účtu, který si zvolíte, a jeho funkcí na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Nakupovat lze také bez registrace.

Dotazy a zákaznická komunikace: pokud se dotaz týká zamýšleného nákupu nebo uzavřené smlouvy, právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Ostatní související komunikaci vyřizujeme na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; tím je odpovídání na požadavky a zajištění zákaznické podpory.

Účetnictví a daňové povinnosti: potřebné údaje na dokladech uchováváme podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména za účelem plnění účetních a daňových předpisů.

Reklamace a odstoupení: údaje používáme pro splnění smlouvy a příslušných zákonných povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR. Po jejich vyřízení můžeme nezbytné podklady uchovat pro doložení správného postupu a ochranu právních nároků podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Bezpečnost a právní nároky: nezbytné záznamy zpracováváme na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Tím je ochrana e-shopu před zneužitím, řešení bezpečnostních incidentů a uplatnění nebo obrana právních nároků. Zohledňujeme také Vaše práva a zájmy.

Interní hodnocení zákazníků: systém podle počtu nákupů a stornovaných objednávek přiřazuje interní označení, které pomáhá pracovníkům orientovat se v historii obchodního vztahu a posuzovat opakovaně nedokončené obchody. Jde o automatizované vyhodnocování omezeného rozsahu údajů (profilování). Právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na řádném vyřizování objednávek a omezení zbytečných nákladů. Samotné označení není rozhodnutím o odmítnutí objednávky. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku a požádat o opravu nepřesných podkladů nebo vysvětlení označení.

Nedokončené košíky: u registrovaných zákazníků přihlášených k účtu vedeme přehled nedokončených košíků, jejich obsahu a průchodu objednávkovým procesem. Účelem je posouzení funkčnosti objednávkového procesu a jeho zlepšování. Právním základem pro tento interní přehled je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na funkčním a srozumitelném nákupu. Automatické e-maily s připomínkou opuštěného košíku nezasíláme. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku.

4. E-MAILY A DOBROVOLNOST POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

E-shop nezasílá newslettery ani reklamní nabídky e-mailem. Automatické potvrzení objednávky je zprávou související s nákupem. Nejde o přihlášení k odběru reklamy.

Souhlas s reklamou není podmínkou nákupu. Pro údaje nezbytné k uzavření a plnění smlouvy nebo k plnění zákonné povinnosti nepožadujeme souhlas se zpracováním údajů. Seznámení s těmito informacemi není marketingovým souhlasem.

Údaje označené při objednávce jako povinné potřebujeme k vyřízení objednávky nebo k příslušné zákonné povinnosti. Bez nezbytných údajů nemusí být možné objednávku přijmout nebo dodat. Nepovinné údaje poskytujete dobrovolně; uvádějte je jen v potřebném rozsahu. Založení účtu je dobrovolné. U dotazu potřebujeme alespoň informace a kontakt nezbytné pro jeho vyřízení.

5. KOMU MOHOU BÝT ÚDAJE ZPŘÍSTUPNĚNY

Objednávky přijímáme v systému Shoptet. Údaje nezbytné pro jejich vyřízení a účetnictví ručně přenášíme také do podnikového systému Helios. Použití tohoto systému samo o sobě neznamená předání údajů jeho dodavateli.

Pro zákaznickou komunikaci používáme vlastní poštovní systém Exchange. Poštovní servery a zálohy jsou umístěny fyzicky v našich prostorách a jejich správu zajišťuje externí poskytovatel IT služeb. Ten může v rozsahu potřebném pro správu, údržbu a zabezpečení systémů přistupovat k osobním údajům podle našich pokynů a smluvních pravidel.

Údaje zpřístupňujeme pouze v potřebném rozsahu osobám, které se podílejí na provozu e-shopu nebo vyřízení Vaší věci, zejména:
- poskytovateli e-shopového systému Shoptet a jeho příslušným zpracovatelům zapojeným do poskytování služby;
- zvolenému dopravci a poskytovateli doručení nebo výdejního místa; zásilky odesíláme převážně prostřednictvím PPL;
- bankám při platbě převodem nebo vrácení peněz a dopravci při platbě dobírkou;
- poskytovatelům IT, e-mailových a účetních služeb a související technické podpory;
- právním poradcům nebo jiným odborným poskytovatelům, je-li jejich zapojení nezbytné pro řešení konkrétní věci;
- orgánům veřejné moci, pokud je předání vyžadováno právním předpisem.

Osoby jednající jako naši zpracovatelé pracují podle našich pokynů a příslušných smluvních pravidel. Někteří příjemci, například banka nebo orgán veřejné moci, mohou v rámci své činnosti působit jako samostatní správci. Přístup uvnitř společnosti mají pouze oprávněné osoby v rozsahu potřebném pro jejich práci.

6. JAK DLOUHO ÚDAJE UCHOVÁVÁME

Údaje neponecháváme bez časového omezení. Dobu určujeme podle účelu a následujících pravidel:
- Objednávky a související komunikace: po dobu vyřízení smlouvy a souvisejících práv a povinností. Nezbytné podklady pro právní nároky uchováváme po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt; probíhá-li spor nebo řízení, po dobu jeho vyřešení a splnění výsledných povinností.
- Daňové doklady: po dobu stanovenou zákonem o DPH, tedy 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Jiné účetní záznamy podle příslušných zákonných lhůt. Toto pravidlo neznamená, že všechny údaje každého návštěvníka uchováváme 10 let.
- Interní hodnocení: po dobu, po kterou je historie nákupů a storen potřebná pro aktuální obchodní vztah a vyřizování objednávek. Zákonná povinnost uchovat daňový doklad sama o sobě není důvodem pro další používání interního hodnocení.
- Nedokončené košíky: jen po dobu, po kterou je jejich přehled potřebný k posouzení objednávkového procesu. Starší záznamy bez dalšího účelu odstraníme nebo anonymizujeme. Nejde o lhůtu uchování daňových dokladů.
- Zákaznický účet: po dobu jeho vedení. O jeho zrušení můžete požádat na eshop@nedform.cz. Při zrušení oddělíme údaje, které nadále potřebujeme kvůli objednávkám nebo zákonným povinnostem; zrušení účtu automaticky neodstraňuje povinně uchovávané doklady.
- Dotaz, který nevedl k objednávce: po dobu jeho vyřízení a navazující komunikace. Další uchování je možné pouze, pokud je konkrétně potřebné pro doložení jednání nebo ochranu práv, a pouze po dobu tohoto důvodu.
- Reklamace a odstoupení: po dobu vyřízení a následně podle zákonných povinností a promlčecích lhůt souvisejících nároků.
- Bezpečnostní a provozní záznamy: po dobu potřebnou k zajištění bezpečnosti a prověření konkrétních událostí. Záznam související s incidentem může být uchován do jeho došetření a vyřešení navazujících nároků.

Po zániku účelu údaje odstraníme nebo anonymizujeme, pokud jiný právní důvod nevyžaduje jejich další uchování. Každý důvod uchování posuzujeme samostatně a omezujeme rozsah uchovávaných údajů.

7. JAKÁ MÁTE PRÁVA

Za podmínek GDPR máte zejména právo:
- získat informace o zpracování, přístup ke svým údajům a jejich kopii;
- požadovat opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů;
- požadovat výmaz údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
- požadovat omezení zpracování;
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace;
- na přenositelnost údajů, pokud je zpracování automatizované a jeho právním základem je souhlas nebo smlouva;
- odvolat souhlas, pokud na jeho základě některé údaje zpracováváme; odvolání nemění zákonnost předchozího zpracování;
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, www.uoou.gov.cz.

Výmaz není bezvýjimečný: například doklad, který musíme uchovat podle zákona, nelze odstranit pouze na žádost. U námitky proti oprávněnému zájmu další zpracování posoudíme podle podmínek GDPR.

Žádosti zasílejte na eshop@nedform.cz nebo na adresu sídla. Při důvodných pochybnostech můžeme přiměřeným způsobem ověřit totožnost, abychom údaje nesdělili jiné osobě. O přijatých opatřeních Vás informujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Je-li to vzhledem ke složitosti nebo počtu žádostí nutné, lze lhůtu podle GDPR prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a důvodech Vás informujeme v prvním měsíci.

Žádosti vyřizujeme zásadně bezplatně. Přiměřený poplatek nebo odmítnutí lze použít pouze za zákonných podmínek, zejména u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí. Právo obrátit se na ÚOOÚ není podmíněno předchozím souhlasem správce.

8. COOKIES A NASTAVENÍ SOUKROMÍ

Nezbytné cookies zajišťují fungování e-shopu, například nákupní košík, přihlášení a uchování volby cookies. Uložení nebo čtení cookies nezbytných pro požadovanou funkci nevyžaduje souhlas. Případné osobní údaje související s těmito funkcemi zpracováváme podle účelu pro plnění smlouvy nebo na základě oprávněného zájmu na bezpečném a funkčním provozu e-shopu.

Pro nepovinné analytické nebo marketingové cookies vyžadující souhlas musí být souhlas udělen před jejich použitím. Volbu lze upravit prostřednictvím cookie lišty a odkazu „Upravit nastavení cookies“ v patičce e-shopu. Samotné procházení webu ani nereagování na lištu není souhlasem. Odvolání souhlasu nemění zákonnost dřívějšího zpracování.

9. ZPRACOVÁNÍ U POSKYTOVATELŮ SLUŽEB

Provoz e-shopu zajišťuje Shoptet jako náš zpracovatel. Při poskytování služby může využívat další smluvně vázané zpracovatele. V rozsahu týkajícím se našeho e-shopu se zpracování řídí našimi pokyny a zpracovatelskými podmínkami; samotné použití e-shopové platformy nepředstavuje souhlas zákazníka s marketingem jiných společností.

Pokud by v souvislosti s poskytováním služby docházelo k předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, musí být zajištěny podmínky kapitoly V GDPR, například odpovídající rozhodnutí Evropské komise o ochraně v dané zemi nebo vhodné záruky, včetně standardních smluvních doložek a potřebných doplňujících opatření. Informace o příjemcích, místě zpracování a případných zárukách si můžete vyžádat na eshop@nedform.cz.